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全部で1,500記事!ユニークワンがルール整備・マニュアル化にこだわる理由

ベンチャー企業って「ルールがなくて自由」イメージがありませんか?

一見すると「既存のやり方に捉われない自由な環境って楽しそう!」と感じるかもしれません。

しかしルールやマニュアルが整備されていないと…

会社のルール・業務マニュアルが整わないまま組織が拡大
→ルール・マニュアル整備が追い付かない
→余計なコミュニケーションコストがかかる
→新入メンバーがフィットしにくい
→どんどん採用するけど、どんどんやめていく

・・・なーんて悪循環になることも😢
悲しいことに、ベンチャー企業ではよくある話ではないでしょうか?

しかし!ITベンチャー企業であるユニークワンでは、ルール作り・マニュアル整備を徹底しています。

全社員が守るべきルールや制度から、各部署ごとの業務マニュアルまで…。入社したばかりのメンバーがスムーズにフィットできるよう、様々なマニュアルを整備しています!

今回は、ユニークワンの「ルールづくり・マニュアル整備」についてご紹介します!

・ ・ ・

なぜルール・マニュアル整備に力を入れているの?

先ほど、「ベンチャーあるある」な悪循環をご紹介しました。

会社のルール・業務マニュアルが整わないまま組織が拡大
→ルール・マニュアル整備が追い付かない
→余計なコミュニケーションコストがかかる
→新入メンバーがフィットしにくい
→どんどん採用するけど、どんどんやめていく

ユニークワンも、実は例外ではありませんでした。数年前まで、上記の悪循環にハマったことがあります。

とにかくスピード感を持って対応しよう!」「どんどん組織を大きくしよう!」と、目の前にある課題へ対応するのに精いっぱい。ルールやマニュアルづくりに注力できない。採用するけど、フィットできずに辞めてしまう人もいる。

これでは、会社が成長しない。反省を活かし、2020年秋ごろから、ユニークワンでは「ルール整備・マニュアル作り」に注力しています!

ルールがたくさんあると、がんじがらめで働きにくくなるんじゃないか?」と感じる方もいるはず。

それでも、ユニークワンがルール整備・マニュアル作りに舵を取ったのには2つの理由があります。

(1)ルールがあると快適に働けるから

会社におけるルールの役割は「余計な迷いや不安を無くす」こと。

たとえば道路に信号も車線も速度制限もなかったら、とても迷うし不安になりますよね?交通ルールと同様に、職場でもストレスなく自由に働くためには、働くメンバー全員が守るべき共通のルールがあったほうが良いんです!

(2)人ではなく「仕組み」を改善したいから

ルール・マニュアルがない状態でミスが発生した場合、「メンバー個人の責任」となってしまいます。根本的な改善にはつながりませんよね。

しかし、ルール・マニュアルがあれば「個人」でなく「仕組み」の問題と捉えることができます!

「ルールがあったけど内容が悪かった」「そもそもルールが無かった」と原因が見つかれば、ルールの改善点が見つかります。結果として、全社的にミスロスを減らすことにつながりますよね!


ルール・マニュアル整備で使い倒してるツールがこちら!

マニュアル整備で活用している情報共有ツールが「docbaseドックベース

引用元:docbase公式サイト

チーム間での情報共有に特化したツール。マニュアルはもちろん、議事録や日報・週報、社内ブログ…など多様なシーンで活用できます。

ユニークワンでは、以下のシーンでよく使っています!

・全社共通ルール/部署ルールの整備
・業務マニュアルの整備
・オンボーディング資料の格納
・社内ブログの公開
・お客様への情報共有

2020年9月から、docbaseを本格活用し始めたユニークワン。現在公開されている記事数は、なんと1,500記事!!

なぜdocbaseを使っているの?

実はdocbaseを使う前から「組織としてナレッジを貯めよう!」とさまざまなツールを試してきました。

docbaseの前に使っていたツールは、Q&A形式でナレッジを蓄積できるものでした。

とても便利なツールだったんです!がしかし、「疑問に対する答えはわかる」一方で、「会社のルールやマニュアルを体系化する」としては足りない部分もあったんです…。

2020年秋から「組織力の強化」に本腰を入れ始めたユニークワン。最重要課題は「ルール・マニュアルの作成と運用で組織の無駄をなくす」ことでした。

そこで、Q&A活用によるTips蓄積→検索により必要な情報にリーチできる仕組みを持つ「docbase」に移行したという背景があります!


docbaseの運営担当に話を聞いてみた

ユニークワンでの docbase運用担当は・・・コーポレート部・松尾さん

docbaseの運用ルールや記事の管理など、総括的なポジションとしてユニークワンに欠かせない存在です。そんな彼女に「docbase活用」について聞いてみました!

ーー今やdocbaseは、月間1万PV以上見られている欠かせないツール。社内で活用してもらうために工夫したことはありますか?

工夫したことは「目次の作成」と「不要なページの整理」ですね。

最初は「とにかく使ってみよう!」という感じだったので、記事が増えていきました。結果、記事数がどんどん増えていき「そもそもどんなページがあるのか分からない…」な状態に。

そこで工夫したのが「目次ページ」。項目ごとに各ページへのリンクを貼っているので、新しく入社したメンバーもとりあえず目次を見ればわかるようになったんじゃないかなと思います!

目次ページの一例。部署別の目次ページもあります!

目次の作成と同時に、不要な記事のアーカイブやページのアップデートも行いました。

ーー目次ページのおかげでかなり使いやすくなりました…!

ちなみに目次ページの作成はかなり苦戦しました笑 なにせページ数が多いく、まとめるが大変で・・・。日々ページが増えていくので、毎月メンテも行っています!

ーー「docbaseがあって便利だな!」と感じるシーンはありますか?

これまでの職場では、手書きでノートにメモしたり、wordやExcelにまとめて引き継ぐ…といった感じでした。情報がどこにあるか分かりにくかったんですよね。

ユニークワンでは、一度作ったマニュアルをみんなでシェアできるのがとても便利!突発的に自分が休んでもdocbaseにマニュアルがあるので別のメンバーに対応してもらえるなど、日々助かっています。

ーー社内でもっとdocbaseを使ってもらうために、これから改善したいことはありますか?

誰が作って、誰が確認して、どの内容だとどの範囲に公開するのか、といった「基本的なルール」をもっと整備したいと思っています。あとは、タグが活用されてないなと感じているので、その辺りの整理もしたいですね!

ーー松尾さん、ありがとうございました!


docbaseを利用するメンバーに正直な意見を聞いてみた

docbaseを使う側のメンバーにも、いろいろな話を伺ってみることに!

いいことばかりでなく「もっとこうしてほしい!」という意見も正直に聞いてみました。

今回話を聞いたのはこちらの3名!

・メディア部 内山さん
マネージャーとしてチームを取りまとめるリーダー。北陸オフィスへの出社&自宅でのリモートを組み合わせてハイブリッド勤務を行っている。

コンサルティング部 吉田さん
2年前にdocbaseを導入した立役者。チームリーダーとして、マニュアルを整備することが多い。

・コーポレート部 林さん
ユニークワンの採用担当。新入メンバーのオンボーディングでよくdocbaseを使っている。

それではさっそく、聞いちゃいましょう!

業務の指示が出しやすい・だれでも記事を編集できる… リーダーもメンバーも使いやすいのがdocbase

ーー早速ですが、docbaseが便利だなと思うシーンを教えてください!

内山:指示出しの時間短縮ができるようになりました!

特に私はマネージャーなので、新入メンバーに指示を出すことが多くて。今までは、遠隔地からあれもこれも~ってslackで詳細な指示を送ってたんですけど結構大変で…。今はdocbaseのリンクを送るだけで済むので指示出す側の効率化が図れていると思います!

業務のやり方を記事に残しておけるのでコミュニケーションがスムーズ!

林:私の場合、新規入社の方にツールやルールの説明をするときに便利だなと感じますね!新しいメンバーには、「docbaseは会社のウィキペディアです」とお伝えしています。docbaseにないけどよく聞かれるな~、という案件はすぐさまDocbaseに記さねば…!と感じてます。

吉田:docbaseは誰でも記事を追加・編集できるので、スピーディにアップデートしていけるのがイイですよね。


表作成機能やピン止めなど…細かい部分が改善されればもっと使いやすい!

ーー逆に「もっとこうだったらいいのに!」と思うシーンはありますか?

吉田:機能面の細かいところで感じますね。たとえば検索結果の精度表を作ったときの行の色とか…。あとはピン止めできる記事の数を増やしてほしいのもありますね。考えると結構出てくるな(笑)

林:たしかに表が作りにくいですね…。一度崩れると直しにくいので、もっと操作しやすくしてほしいです!

内山:個人的には、スターをつけた記事(ブックマークのようなもの)をフォルダで分類できるようになってほしいです。大事な記事がたくさんあるのですが、ブックマークしすぎると埋もれてしまうので。

たしかに今は「スターを付けたメモ」がすべて出てきちゃう…!

吉田:これはdocbaseの運営会社に改善要望出したほうがイイな~。アップデートの希望を伝えると、対応してくれることがあるので!

ーー改善要望を伝えるって大事なんですね!内山さんは、docbase活用について「ここがもう少し!」と思うことはありますか?

内山:docbaseの機能…というより、運用面ですかね!内容が重複しているdocbaseがあったりするので「どうにかせねば…」という気持ちです。笑

ーーdocbaseの運用も全社でスムーズになるといいですね!皆さん、お話を聞かせてくれてありがとうございました!


おまけ:docbase記事作成者ランキング!

1,500記事もあるユニークワンのdocbase。
一番記事を公開しているのって誰なんだろう‥‥?

ふと気になって、調べてみました!

結果は…こちら!

1位:コーポレート部・松尾さん(236記事)
2位:コーポレート・林さん(211記事)
3位:コンサルティング部・吉田さん(185記事)
4位:パートナーセールス部・大島さん(153記事)
5位:ブランドコミュニケーション部・曽我(105記事)

コーポレート部だけで400記事以上も公開している・・・!
ユニークワンの縁の下の力持ち。感謝しかありません!

また、実業務でメンバーをまとめるマネージャーがdocbaseを多く作っていることが分かりました。

・ ・ ・

まとめ:docbaseを活用してみんなが働きやすい環境づくりを進めていきます!

ユニークワンでは「みんなが働きやすい環境づくり」のために、今後もルール・マニュアル整備に力を入れていきます!

ユニークワンで働く環境に興味がある方は、ぜひ他のnote記事や採用サイトをご覧ください!

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