社員の予定管理をストレスフリーにするGoogleカレンダー活用法
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社員の予定管理をストレスフリーにするGoogleカレンダー活用法

ユニークワンでは社員全員のスケジュールを「Googleカレンダー」上で共有しており、スケジュールの入れ方、他の社員の予定の確保の仕方にも独自のルールを設けています。
これらのルールが業務のスピード向上や個々の働きやすさに直結していると言っても過言ではありません。

自社のGoogleカレンダー活用方法や、スケジュールを入れる際のルールについてこのnoteにまとめました。

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大前提:全員の予定を全員が確認できる

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ある日のGoogleカレンダーです。
一部のメンバーを抜粋しました。

全員の予定をチェックできるので「この人は今日忙しそうだな」「この時間ならMTG入れられるかも」といったことを本人に逐一確認せずとも把握できます。

1.他の人のカレンダーに予定を入れてOK

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社内のルールとして、相手が社長でも役員でも上司でも、「カレンダー上で空いていれば勝手に予定を入れてOK」です。
全員が自分のカレンダーを見ている&予定が入れられた際の通知をチェックしている前提があるので、「この日、30分のMTGを入れていいですか?」などの確認が必要なく、迅速に会議をセッティングすることができます!

会議室や営業車、共用のモバイルWi-FiもGoogleカレンダー上で管理しており、社内を駆け回る必要もありません!

2.プライベートの時間は「予定あり」でブロック

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「自分の時間も確保したいのに勝手に予定が入れられちゃうなんて…」と不安に感じた方もいるかもしれませんが、安心してください。
「この日は時間給を取って、通院してから出社したい」
「この日は絶対定時で退社したい」など、個人的な予定がある場合は「予定あり」とあらかじめ入れておくことで、他のスケジュールが入ってくるのをブロックすることができます。

3.スケジュールの種類は【◎◎】で判別

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カレンダーに予定を入れる際は、MTG、外出、出張などを【】でくくって判別します。

【外出】外出を伴う予定 
【来社】来客を伴う予定 
【WEB】Webミーティングを伴う予定 
【MTG】社内ミーティングを伴う予定 
【出張】出張を伴う予定 

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移動が必要な場合は移動時間もセットで確保。
約束の時間を【】の前に書いておくことでわかりやすくしています。

4.未確定のスケジュールの入れ方

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確定していない予定(先方に候補日をいくつか送って返答待ちの場合など)について、「仮」と「予約」2つのレベルで判別できるようにしています。

「仮」 …他の予定を入れてもOKなもの(動かせるもの)
「予約」…確定はしていないが、他の予定は入れてほしくない状態

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以上、ユニークワン社内でのスケジュール管理方法について紹介しました。
予定を入れる際に確認を取る必要がない点、自分の予定をあらかじめ他の人に共有できる点はとても大きなメリットだと感じています。
アナログのスケジュール管理をされている会社さんは、ぜひ参考にしてみてください。業務効率化につながること間違いなしです!

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