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タスクもれ・誤字脱字・誤送信…、3大「仕事のミスあるある」を解決する便利ツールをご紹介!

こんにちは、ユニークワンnote担当のイマイです!今回はイマイが記事を書かせていただきます。

突然ですが、みなさんは下記のような仕事のミスに悩んだり困ったりしていませんか?

タスクもれ…他の業務に追われて、重要なタスクを見逃してしまった!

誤字脱字…重要な書類を提出後、誤字に気づいてしまった!

メールの誤送信…メールを間違えて別のクライアントに送ってしまった!

きっと、「あるある!」と思った方も多いのでは?

「仕事でミスはいけない!」とは思っていても、ミスはどうしても起こってしまうもの。ミスをするたびに落ち込むのはつらいですよね……。

ミスを0にするのは難しいですが、最近はミスを防いでくれるツールがたくさん出ています。

ツールを使いこなせば、ミスを最小限にとどめることができるはず!!

今回はミスを減らす便利なツールをご紹介。実際にユニークワンでも使っているツールに関しては感想を書いています。

ぜひ参考にしてみてください。

・ ・ ・

大量タスクも怖くなくなる?タスク管理ツール

最近「タスク管理ツール」が注目されているのをご存じでしょうか?

このご時世、リモートワークを取り入れる企業が増えています。メンバー同士が顔を合わせてタスクの進捗を確認する場面が少なくなりました。

他のメンバーのタスク進捗がわかりづらくなり、タスク管理ツールが注目されているんです。

タスク管理ツールは他のメンバーのタスク進捗がわかるだけではありません。自分のタスクも可視化でき、チーム全体のミスが起こりにくくなります。

【おススメのタスク管理ツール】

●GoogleToDoリスト

「Gmail」や「Googleマップ」で有名なGoogleが提供しているタスク管理ツールです。Googleのアカウントさえ持っていれば、誰でも無料で利用可能!

GoogleToDoリストの使い方はとても簡単です。

1.Googleアカウントにログインする

2.Gmail、Googleカレンダー、Chat、Googleドライブのいずれかを開きます。Googleドキュメント、スプレッドシート、スライドのどれかのファイルを開いてもOK

3.右側に出てくるToDoリストのアイコンをクリック
(下記画像の赤い四角で囲った部分です)

4.「タスクを追加」をクリックして、登録したいタスクの詳細を入れればOKです。

GoogleカレンダーやGoogleアカウントを持っている他のユーザーとToDoリストを連携することもできます。


●Asana(アサナ)

引用元:https://asana.com/ja?noredirect

AsanaはFacebookの共同創業者が開発したタスク管理ツールです。Basicプランなら無料で始められます。

クリックやドラックで簡単に利用でき、パソコンになれていない方でも直感的に使えます。

また、リストで今後のタスク予定がひと目で見られます

引用元:https://asana.com/ja/product

これなら、タスクもれが激減しそうですね。


<ユニークワンでもAsanaを導入しています!>

実はユニークワンでも今年からAsanaを導入しました。実際にユニークワンで使ってみた感想をご紹介します。

・タスクを分けてリスト化できる!

Asanaでは今日や明日だけでなく、明後日や来月分のタスクもリストにして見ることができます。

また、「プロジェクト別」「部署別」などで細分することも可能。すべてリストで見ることができ、自分や他メンバーのタスクがすぐに把握できます。

・終わったタスクを消すのが密かな楽しみに!
終わったタスクはチェックボタンを押すと「完了」となり消えます。

実はこのタスクを消すのが密かな楽しみに!

タスクを完了した瞬間に、下記のような動物のイラストが現れることがあるんです。

引用元:https://asana.com/ja/guide/help/tasks/celebrations

動物が現れるタイミングはランダムですが、完了した数が多いほど現れる確率が高くなるとか!

タスクを終わらせるのが、もっと楽しくなりますね。


会社のメールをまるごと共有!メール共有ツール

リモートワークの普及で、SlackやSkypeなどのチャットツールを使う企業が増えています。しかし、未だにメールを活用している企業はたくさん。GmailやYahooメールを業務で使っている会社も多いと思います。

ただ、このメール、個人で管理していると送信忘れや送信ミスが起こりがち

商談のメールをクライアントに送り忘れた!」「メルアドを間違えて、違うクライアントに送ってしまった!」なんてこと、誰でもあるのではないでしょうか?

そんな時はメール共有ツールを使うと便利

メール共有ツールとは、文字通り会社のメールをメンバーすべてに共有できるツールのこと。例えば、誰かがメールの返信を忘れているのが他のメンバーにもわかり、送信ミスを防ぐことができます。

【おススメのメール共有ツール】

●メールワイズ

引用元:https://mailwise.cybozu.co.jp/

メールワイズサイボウズが提供しているメール共有ツール。30日間無料、トライアル後は1ユーザー月額500円から利用できます。

GmailやYahooメールなどのフリーメールにはない、複数ユーザーによるメール対応状況の共有ができます。

他にも、下記の様な便利な機能があります。

・メール1件ごとに担当や処理状況の割り当てができる
・「アドレス帳」で顧客情報の管理ができる

●Re:lation(リレーション)

Re:lation(リレーション)ingageが提供しているメール共有ツール。20日間無料で、機能制限なく利用可能です。

Re:lationの特徴は、電話・LINEなど複数チャンネルの問い合わせを一画面で集約し、共有や管理できること!

なんと!上記のチャンネルすべてを同じ画面で管理することができます!
引用元:https://ingage.jp/relation/feature

もちろん、メール自体にも便利な機能がたくさんあります。

1.「未対応」のメールがひと目でわかる

引用元:https://ingage.jp/relation/service

対応していないメールは、メールの右側に「未対応」と表示されます。未対応メールは「対応完了」を押さない限り未対応のまま。未対応のメールがひと目でわかり、対応もれを防いでくれます。

2.承認機能

引用元:https://ingage.jp/faq/relation/?p=3791

メールを送る前に上司に内容をチェックしてもらう方もいると思います。チェックしてもらう度に上司にメールを送り、その後、本来送る相手にメールするのは大変!

でも、リレーションなら「承認機能」がついています!メールを送る前に上司に承認依頼を送り、上司がOKだったらそのままメールを送ることができます。

<ユニークワンでもRe:lationを導入しています!>

ユニークワンではかなり前にRe:lationを導入しました。実際にユニークワンで使ってみた感想をご紹介します。

・「未対応」メールをメンバーに振り分けできる
「未対応」のメールはメンバーごとに振り分けることができます。そして、コメントでそのメンバーにメール対応の依頼をすることもOK!

引用元:https://ingage.jp/faq/relation/?p=2423

引用元:https://ingage.jp/faq/relation/?p=2426

・「自分の未対応メール」がひと目でわかる

メールは自分担当のもののみを閲覧することができます。これも未対応・対応済みメールに分かれていて便利。未対応メールがすぐにチェックでき、送信忘れを防いでくれます。

引用元:https://ingage.jp/faq/relation/?p=4325


意外と見落としがち!!誤字脱字チェックツール

どんなにタスクやメールの管理が完璧でも、文章に「誤字脱字」があったら……。せっかくの業務の完成度も半減してしまいます。

誤字脱字防止には、文章の念入りなチェックが不可欠。でも、そこまで時間をかけてチェックできないのが現状。そんな時は誤字脱字チェックツールを使うのがおススメです。

【おススメの誤字脱字チェックツール】

オンライン文章校正支援サービスPRUV(プルーフ)

PRUVはログインすれば、誰でも無料で2万文字まで誤字脱字チェックができます。

PRUVがすごいのは、その念入りなチェック機能!単純な誤字脱字だけでなく「ら抜き言葉」「二重敬語」と細かい部分までチェックしてくれます。

<ユニークワンでもPRUVを使っています>

例えば、このnoteを書いている時も、PRUVにはお世話になっています。

PRUVは今まで使ってきた誤字脱字ツールの中でも、ダントツで優秀

例えば、下記のような「そこまで見てくれるの?」という部分までチェックしてくれます。

1.都道府県と市区町村
・新潟県松本市→「松本市」は新潟県ではなく長野県です
・大阪府府中市→「府中市」は大阪府ではなく東京都あるいは広島県です

2.西暦・和暦
・江戸時代が始まったのは慶長8年(1602年)→「慶長8」と「1602」が一致していません。慶長8年は西暦1603年です

他にも、二重敬語や英語やドイツ語などのスペルのチェックも行ってくれます。

・ ・ ・

まとめ:ミスをして落ち込むよりも、ツールを活用しよう!

今回はミスを防ぐツールを5つご紹介しました!

ミスは誰にでも起こり得ること。でも、ミスは起こしたくないですよね。そんな時は今回ご紹介したようなツールを活用して、ミスを防いで行きましょう!

ツールを使って仕事をスムーズにしていけばミスも減り、業務効率化にもなって一石二鳥です。

ユニークワンでは、一緒に働く仲間を随時募集中です!
少しでも興味があれば、ぜひ採用サイトを見てみてください!




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