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ユニークワンの「タスク管理の鬼」に聞く【プロジェクトマネジメントの極意】本音ベースで聞いてみた!

みなさんこんにちは!note担当のイタガキです。

今回は、ユニークワンで通称「タスク管理の鬼」と呼ばれている、カスタマーサクセス部/ブランドコミュニケーション部の部長・櫻井さん【プロジェクトマネジメントの極意】を聞いてきました!

通称:タスク管理の鬼 櫻井さん

というのも...

入社2年目のイタガキには、プロジェクトマネジメントに関する悩みがあったんです。櫻井さんに相談したところ、成功のポイントやタスク管理のコツなど、タメになることばかり!櫻井さんに相談した当時の様子をnoteにまとめて、みなさんにも共有することにしました!

「人って基本、期限を守らない生き物だから 笑」という櫻井さんの本音も飛び交っています 笑

プロジェクトマネジメントを任された新人の方、失敗したくないプロジェクトを任されている方はぜひ最後まで読んでみてください!

▼櫻井さんはこんな人です!

・ ・ ・


「プロジェクト失敗の原因は〇〇だった」櫻井さんの経験から知る成功のカギ

ーー櫻井さん、プロジェクトマネジメントについて相談しても良いでしょうか(涙)

どうしたの急に 笑

ーー実はイタガキ、プロジェクトのディレクションを任されているんですが、なんだかうまくいかなくて...。

なるほど。

その「うまくいかない」は、「ゴールが明確じゃないから」ですね。例えば、ホームページリニューアルのプロジェクトがあったとしましょう。このリニューアルはなんのために、どうして行うのかを把握することが大切。このプロジェクトで、どのような結果を得たいのか、というゴールをしっかり考える必要があるんです。

加えて、周囲と認識をすり合わせて、同じゴールに向かって動く必要があります。

板垣さんは今、これがあやふやなんじゃないかな?

ーー確かに、ゴールは一応あるけどフワっとしているというか。周囲の人と、認識のズレなく把握できているかも正直不安です...。

そうですよね。ゴールに対して共通意識を持っていれば、集団は同じ方向に動きます。ですが、ゴールがぼやっとしていると、それぞれが別の方向を向いて歩いて行ってしまいますよね。

なんでもそうじゃないですか。例えば、学生の時にある定期試験って、テスト日(=ゴール)が決まっていますよね。だから、テスト日に向けてみんなが勉強をします。

プロジェクトも一緒です。ゴール(例で言うと、テスト日)を明確にしないまま作業を始めると「思ったより大変だった」「思ってたのと違う結果になってしまった」ってなります。

ーー確かに、認識の齟齬で工数も増えちゃいますよね。ではその「ゴール」は、どのように考えれば良いのでしょうか?

最初のうちは「5W1H」がしっかりしているか、というのを意識してください。「5W1H」がハッキリしたら、ゴールが明確って状態ですね!

【5W1Hとは?】
「When:いつ」「Where:どこで」「Who:だれが」「What:何を」「Why:なぜ」「How:どのように」の頭文字をとった、フレームワークの一つ。この要素に沿って構成することで、情報を整理しやすくする。


プロジェクト成功の定義とは?向いている人の特徴は〇〇力があること

ーー櫻井さんが思う、「プロジェクトの成功」ってどんな状態でしょうか?

僕の中では、明確なゴールに沿った結果が得られれば、それは成功だと思っています。結構あまいんですけど 笑

確かに「いいデザインのサイトできたな」とか「工数を抑えられたな」とかはありますよ。でも、”プロジェクトマネジメントとして”うまくいったかどうかの基準は「ゴールに沿った結果を得られたかどうか」に尽きますね。

たくさん工数がかかったり、デザインがイマイチなサイトだったりしても、最終的な結果が目的に沿っていれば、それは成功です。

ーーでは、どんな人に対して「プロジェクトマネジメントうまいな」って思いますか?

想像力がある人ですね。「ゴールに辿り着くまで、どんなことをしなければいけないか」を想像できる人がうまいと思う。

例えば、お客様とのスケジュールを組む時も、想像力が発揮できます。先方は土日休みだな、この日はバタバタしてて連絡貰えなさそうだな、この人はチャットよりも電話の方がいいだろうな、など。これらも結局、想像力を駆使した結果です。

ーー確かに!でもやっぱり経験がないと、ゴールまでの道筋を想像しにくいと思うんです...。とくに新人は、どうやったら想像できるようになるのでしょうか?

1つは、聞くのが一番ですよ。その道のプロが周りにいるでしょう?上司とか、似たようなプロジェクトをマネジメントしたことがある人とか。

質問する時の注意点として「次にやること」を聞くのではなく、「全体像・注意点・押さえるべきポイント」を聞くよう意識してください。

作業ベースで聞いてしまうと、何度も何度も聞かないと次の作業ができないので、お互い大変ですよね。自分で考える余地は残しつつ、つまづいたらその時また聞くのがいいですね。

2つ目は、いろんなものを雑多に見たり考えたりすること。自分の興味があることや仕事に関係がないと思うものまで、雑多に頭に入れておいてください。例えばnote記事や動画を1日最低1つ見る・クライアントや気になる企業の業務プロセスを考えてみる、とかですね。

ーーなるほど...!この2つ、実践してみます!

そうだね。一定の経験がある人は、想像力を他のことにも応用することができていますよ。

例えば、今までやった事がない「ホームページ制作」の案件を依頼されたとします。ですが経験がなくとも、今までやってきたプロジェクトのプロセスを応用して進めることができるはずです。「なんとなくコレから始めるんだろうな」「なんとなく次はこうなんだろうな」のような”なんとなく”を作ることが、まずは大事なのかもね。


プロジェクトを成功させる5つのコツ

ーーここまでで「ゴールを明確に設定する」「想像力を働かせる」という事が大切なのは理解しました!他にもプロジェクトの成功(=ゴールに沿った結果を得る)のために、櫻井さんが意識していることはありますか?

あります。僕の個人noteに記事があるので、詳しい内容は記事をみてもらえればと思うのですが。大きくコツは5つあります。

1.クライアント側担当者(決定権者)の状況を考える
2.担当者(決定権者)の理解力を考える
3.タイミングを考える
4.プロジェクトリーダー一人では考えない
5.最後に判断するのはプロジェクトリーダー

▼櫻井さんのnoteはこちら

ーー櫻井さんのnoteは私も実際に読んだのですが、プロジェクトの具体的な流れとそれぞれのポイントが抑えてあるので、かなり勉強になりました。

このnoteは広告代理店のプロジェクトマネジメントを中心にお話していますが、社内プロジェクトでも活かせる部分もあると思いますので、ぜひ皆さんにも読んでいただきたいですね。


「忙しいからやらない✖️」「忙しいからやる◯」櫻井さんのタスク管理方法

ーー次にプロジェクトのタスク管理について質問なのですが、「やることが多すぎて何から手をつけていいか分からない」「期限に焦って、残業ばかりしてしまう」という声もよく聞きます。櫻井さんおすすめの解決策はありますか?

ゴールが決まったら、必要な作業を全て調べて、最初にスケジュールを引いてしまうのが良いです。このタスクは〇日まで、と期限・優先順をつけて、タスクを入れていきます。そうすれば「何から手をつければいいか分からない」という迷いは生まれないはずです。

タスクは「タメる」場所を決め、スケジュール化したら、あとは頭をクリアにして着手するだけ。明日のタスクは頭にタメずに、集中して今日やるべき作業ができます。

▼櫻井さんのタスク管理法についてまとめたnoteはこちら

残業ばかりしてしまう、という人は、タスクを整理する時間をしっかり取ってください。タスク管理って、やる事がたくさんでそのままだと上手く行かないからするんです。「忙しいから」を理由にタスクを整理しないで、目の前の仕事を手当たり次第に始めちゃう人が多いんですよね...。

だから今日やらなくても良い仕事まで着手してしまい、残業になる、という人も多いですよ。

ーー確かに...やる事が多いと「早く着手しなきゃ!」と焦ってしまい、タスク整理を疎かにするかもしれません。

おすすめは、朝・昼・帰る前にタスクを見ること。加えて1週間分のタスクを見て、特定の日にタスクが偏らないよう、ならすことも重要です。

タスク整理は「忙しいからこれができない」ではなく「忙しいからこれをやる」なんですよ。


「人は基本、期限を守らない生き物」それは、大事の度合いが違うから

ーータスク整理の話をしていただいたのですが、なかなかスケジュール通りに進まない事がありますよね。例えば、提出期限をすぎているのに先方から連絡がこないとか...。

ぶっちゃけ全然あるね 笑 だから自分も含めて、

「人は基本、期限を守らない生き物」

と思って仕事をした方が良いと思いますよ。

ーーみんな期限を忘れている前提でスケジュールを組む、という事ですか?

ですね。その「忘れる」は、ただ怠惰なだけじゃないと思うんですよ。期限が大事、というのは皆わかってはいるけど、「大事の度合い」が人によって違うんです。

こんなこと言ったら僕の奥さんに怒られちゃうかな 笑 例えばですよ、記念日は僕も奥さんも大事だって思っているんです。だけど、当日、奥さんは覚えていたけど、僕は忘れてしまったとします。僕は「大事な日」って分かっているけど、忘れちゃうんです。

人間って日付に対する感覚ってそんなもんだなって。

大事だと思っている比重が、奥さんと僕で違ったんですよね。僕の頭の中は仕事で占領されて、記念日が押しのけられてしまっていたのかもしれません。

これはお客様と我々でも言えます。その期限は僕にとってどうしても守らなければならず、何よりも大事な期限だとします。だけど、お客さんにとってはそれよりも大事な仕事の期限があったら、僕との期限を忘れてしまうこともあるんです。例の、僕が記念日を忘れてしまったように。

ーーなるほど...では自分にとって大事な期限を、お客様にしっかり守ってもらうには、どのようにしたらいいのでしょうか?

僕はお客様が期限を忘れている前提で、前日に「進捗どうですか?」ってリマインドはよくします。このリマインドをする、というタスクもしっかりスケジュールに組み込んでいます。

一番良くないのは、期限超過しても連絡が来ないのにそのまま放置しておくこと。「まだこないな」って思っている時間は無駄だよね。絶対、納期に間に合わなくなりますもん。

これから板垣さんも、一定数そのようなお客様には出会うと思います。タスクが漏れるのはお客様だけじゃなく、自分もですしね。

ーー櫻井さんは忙しい時、私たちに「タスク漏れてたら教えて」って言ってくれますよね。

部署内で呼びかける櫻井さん

そうそう、忘れたり漏れたりするのはお客様だけじゃないから 笑 その代わり、部下のタスクも把握して、間に合わなそうなもの・進捗が見えないものは適宜Slackでリマインド入れてますよ。

Slackで櫻井さんに、リマインドを入れてもらうイタガキ

ーー(「タスク管理の鬼」と呼ばれる所以がわかります...)タスクはタメる場所が必要だと思いますが、タスク管理に使うおすすめツールはありますか?

正直、プロジェクトの内容にもよりけりだから、自分のやりやすいツールを使えばいいと思います。例を挙げるなら、ユニークワンではasana(アサナ)を使っていますよね。これはおすすめです。

引用元:https://asana.com/ja?noredirect

あとは、Googleタスクも個人的に使っていたのでおすすめですよ。

▼asanaや便利ツールについてはこちら


「うまくやろう」とすればするほど、うまくいかない。大切なのは相手との関係性

ここまで色々紹介してきましたが、結局は「みんなと協力しあえるような関係性」を築くことが大切なんですよね。

ーーと、いうと?

確かにプロジェクトマネジメントをする時、リーダーシップや管理能力が大切なのは間違いではないです。ただし、周囲の人やお客様と、分からないことがあったら聞ける・ちゃんと提出物を確認してもらえる・困っている時に気がついてもらえる関係性を築いた方が経験上、うまくいきます。

ーー皆さんと仲良くなる、ということでしょうか?

そうです。一人でうまくやろうなんて、思わない方がいいです。指示出さなきゃ、周りに迷惑かけちゃダメだ、って思えば思うほど、うまくいかなくなるから 笑

例えばイタガキさんって僕より年下で、経験年数的にまだまだですよね。でもプロジェクトのリーダーになったりするじゃないですか。そんな時って、「うまくやろうとするよりは周囲の人を味方につけようとする感覚」が正しいですね。

ーー確かに、皆さんから協力してもらえるようなプロジェクトリーダーになりたいです...!

・ ・ ・


まとめ:プロジェクトマネジメントの壁にぶつかった新人へ

今回は、櫻井さんのプロジェクトマネジメントの考え方や成功のポイント、タスク管理のコツなどをご紹介しました!

内容は下記のようにまとめたので、ぜひ参考にしてみてください!

■初めての業務で、何から手をつけていいかわからない...
・ゴール明確にするor再確認する
・ゴールが決まったら、必要な作業を全スケジュールに落とし込む
・雑多にインプットして​​想像力を養う
・5つの成功ポイントを参考にする

■タスク溢れやスケジュールのズレが多い
・忙しい時こそタスク整理をする
・朝・昼・帰る前にタスクをチェックし、1週間分のタスクを整理する
・リマインドもタスクに入れる

■プロジェクトマネジメント新人さんへ一言
・困ったらプロに聞きこう
・一人でうまくやろうと思わずに、みんなから助けてもらえる関係性を築く


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